Der Hersteller von HCM-Fiktivia bietet von der Stadt zu nutzende Unterstützungsleistungen beim Systembetrieb an, die über den städtischen Pflegevertrag (siehe Dok-ID 452356) abgerufen werden können. Zudem besteht zwischen der Stadt und dem Hersteller ein Dienstleistungsrahmenvertrag über 150 Personentage pro Jahr (siehe Dok-ID 985432), die im Rahmen des HCM-Systems flexibel eingesetzt werden können. Da dieser Vertrag am 31.12.2020 enden wird, ist ein neuer Rahmenvertrag in Höhe von 150 Personentagen pro Jahr ab 01.01.2021 auszuschreiben. Darin müssen insbesondere ausreichend Dienstleistungskapazität für die Themen „Beratung Daten HCM-System wiederherstellen“, „Datenfehleingaben vermeiden und erkennen“ und „Workflow (z.B. 4-Augen-Prinzip)“ gesichert werden. Da keine Fernwartung existiert und der Hersteller von HCM-Fiktivia keine Möglichkeit hat, auf personenbezogene Daten der Stadt zuzugreifen, besteht keine Auftragsverarbeitung.