Personalverwaltung in der Stadt Fiktiva
Beschreibung einer Verarbeitungstätigkeit
Dokument-ID: 111111
Aktenzeichen: 0471
Stand: siehe 3. Änderungshistorie
Verantwortlicher
Stadt Fiktivia, Musterstraße 1, 85346 Musterhausen, Tel.: 0867532468-0, poststelle@fiktivia.deDSFA nach Art. 35 DSGVO erforderlich: ja
Zeitpunkt der Fertigstellung / Überprüfung
30.06.2021
1.1 An Beschreibung beteiligte Person(en) und ihre Rolle(n)
- Nachname, Vorname, Rolle
- Bossen, Karin (Auftraggeberin)
- Mustermann, Franz (Federführung)
- Hofer, Birgit (Vertretung Verantwortlicher)
- Müller, Bernhard (Vertretung IT-Bereich)
- Schulz, Peter (Review)
- Muster, Hans bDSB (Beratung)
1.2 Status Aktiviert
1.3 Anmerkungen zum Status
keine Anmerkung
Anlagen
Zu dieser Verfahrensbeschreibung exisitieren derzeit keine Dateiannlagen
Verweise
| Nr. | Verweis | Anmerkung |
|---|
| Wann? | Wer? | Was? |
|---|---|---|
| 2018-03-01 | Mustermann, Franz | Initialer Entwurf der Beschreibung |
| 2018-03-30 | Müller, Bernhard | Überarbeitung im Änderungsmodus |
| 2018-04-12 | Hofer, Birgit | Überarbeitung im Änderungsmodus |
Zeitpunkt der nächsten routinemäßigen Überprüfung
04.04.2020
5.1 Zwecke
Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zur Personalverwaltung und Personalwirtschaft5.2 Rechtsgrundlagen/Befugnis
§ 50 BeamtStG und Art. 103 ff. BayBG (bei tarifbeschäftigten in entsprechender Anwendung)Auflistung der personenbezogenen Daten
| Nr. | Bezeichnung der Daten |
|---|---|
| 1 | Stammdaten (insbesondere Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum) |
| 2 | Zeitwirtschaftsdaten (einschließlich Daten zu Dienst- und Fortbildungsreisen, Abwesenheitszeiten aufgrund von Urlaub, Krankheit, Dienstbefreiung etc.) |
| 3 | Gehaltsdaten |
| 4 | Daten zu Leistungsbeurteilungen |
| 5 | Daten zur Gesundheit, etwa in Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder im Rahmen eines Verfahrens zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement nach § 167 SGB IX |
Auflistung der betroffenen Personen
| Nr. | Betroffene Person |
|---|---|
| 1 | Aktive und ehemalige Beschäftigte (Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftigte), Bewerberinnen |
| 2 | Aktive und ehemalige Beschäftigte (Beamtinnen, Beamte, Tarifbeschäftigte) |
Auflistung der Empfänger und Anlässe der Offenlegung
| Nr. | Empfänger | Anlass der Offenlegung |
|---|---|---|
| 1. bis 8. | Personalrat | Wahrnehmung gesetzlicher Aufgaben und Beteiligungsrechte des Personalrats, insbesondere Art. 69, 75 ff. BayPVG (soweit erforderlich) |
| 1. bis 7. | Gleichstellungsbeauftragter | Wahrnehmung gesetzlicher Aufgaben des Gleichstellungsbeauftragten,insbesondere Art. 18 Abs. 2 BayGIG (soweit erforderlich) |
| 1. und 6. | Sozialversicherung | Rentenwesen |
Auflistung der betreffenden Übermittlungen
| Nr. | Drittland oder internationale Organisation | Geeignete Garantien im Falle einer Übermittlung (Art. 49 Abs. 1 Unterabsatz 2 DSGVO |
|---|
Auflistung der Löschfristen
| Nr. | Löschungsfrist |
|---|---|
| 1. bis 6. | Für die Personalakten der Beschäftigten ergeben sich die Löschfristen aus Art. 110 BayBG (ggf. in entsprechender Anwendung). Beschäftigtendaten, die im Rahmen der Personalverwaltung in Sachakten enthalten sind, weden gelöscht, sobald sie für die unter Nr. 6 genannten Zwecken nicht mehr erforderlich sind, sofern nicht gesetzliche A(>ufbewahrungspflichten bestehen. Details siehe =>(2) Löschkonzept "Personal verwalten". |
| 7. | Bewerbungsunterlagen weden längstens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt, sofern nicht die betroffene Person in eine längere Aufbewahrung wirksam eingewilligt hat. |
Zugangs- und Zugriffsrechte auf Personalaktendaten haben nur Beschäftigte der Stadt, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten betraut sind. Papierunterlagen zu Beschäftigten werden in abschließbaren Schränken aufbewahrt.
Durch eine entsprechende Vorlagenroutine werden vorhandene Aktenbestände mit Personalaktendaten regelmäßig auf Aussonderungsbedarf geprüft. Weitere Maßnahmen siehe =>(5) Punkt "Geplante und bestehende Maßnahmen" des DSFA-Berichts "Personal verwalten".
13.1 Liegt eine Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten vor?
Ja
13.2 Gegebenenfalls nähere Erläuterung
Stellungnahme des DSB siehe =>(1) Schreiben "DSB-Stellungnahme zum Verarbeitungsvorgang Personal verwalten"
Status:
AktiviertFortschritt:
Verfügbarkeit
Vertraulichkeit
Datenintegrität
Datenminimierung
Intervenierbarkeit
Transparenz
Nichtverkettung
Konzepteinhaltung
Richtigkeit
- Webcode: 20408211